24 Temmuz 2025 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan 7555 sayılı Kanun ile 4857 sayılı İş Kanunu’nun (“İş Kanunu”) 109. maddesi kapsamı genişletilerek İş Kanunu’ndaki yazılı bildirim usulüne ek bir imkan olarak İşverene Kayıtlı Elektronik Posta (“KEP”) yoluyla da çalışanlarına bildirim yapılması imkanı tanınmıştır.
Değişiklik ile İş Kanunu’nda işverenlerin çalışanlara yapması gereken bildirimlerin yazılı ve ıslak imza karşılığında yapılması uygulamasına ek olarak,
çalışanın önceden yazılı onayı alınmak şartıyla KEP sistemi üzerinden de yapılabilmesine imkan tanınmıştır. KEP üzerinden yapılacak gönderimlerin KEP mevzuatına uygun şekilde ve mutlaka çalışanın yazılı onayı ile yapılması gerekmektedir. KEP gönderimleri ve teslimatı teknolojik olarak izlenebilir olduğundan, hukuki delil niteliğinde kayıtların tutulması ve bildirimlerin tebliğ sürecinin kolaylaşması öngörülmektedir. KEP sisteminin kurulması ve kullanımına ilişkin
maliyetlerin işveren tarafından karşılanacağı Kanun’da açıkça belirtilmektedir.
Yeni düzenlemenin
istisnası, iş sözleşmesinin feshi sonucunu doğuracak bildirimlerdir, bu bildirimler ıslak imzalı olarak veya İş Kanunu’nda belirtildiği üzere posta yoluyla tebliğ edilmeye devam edecektir. Düzenleme ile savunma talepleri, uyarı, kınama cezaları gibi disiplin işlemleri, görev/iş yeri değişikliği bildirimleri, ücret bordroları gibi belgelerin KEP üzerinden gönderilmesine dair halihazırda var olan işveren uygulamaları yasal zemine oturtulmaya çalışılmaktadır.
Çalışanların KEP sistemi üzerinden yapılan bildirimlerin içeriğine itiraz etme veya savunma sunma hakkı saklıdır. Çalışanın KEP üzerinden yapılan bir bildirime karşı itiraz ve savunma usulünün nasıl işleyeceği ve KEP uygulamasına geçiş sürecinde ortaya çıkması muhtemel diğer soru işaretlerini ortadan kaldırmak için bu hususu konu eden bir ikincil mevzuat düzenlenmesi öngörülmektedir. KEP mevzuatı göz önüne alındığında
çalışanın KEP üzerinden kendisine gönderilen bildirime karşı;
- KEP hesabı aracılığıyla yanıt verebileceği,
- Yazılı ve imzalı bir dilekçe ile işverene fiziki olarak başvurabileceği,
tespit edilmektedir. Bu durum karşısında çalışanlar kadar işverenlerin de KEP hesaplarını düzenli kontrol etme yükümlülüklerine dikkat etme zorunluluğu artmaktadır.
Diğer taraftan KEP üzerinden belge gönderiminin sadece belgenin tebliğ edilmesi anlamına geleceğini, belgeye çalışan tarafından ıslak imza atılmadıkça veya belge nitelikli elektronik imza ile imzalanmadıkça (imza yerine geçecek diğer haller saklı kalmak kaydıyla) belge içeriğinin çalışan tarafından kabul edildiği anlamına gelmeyeceğini önemle belirtmek gerekir. Buna göre, bir esaslı değişiklik bildirimi ancak çalışanın yazılı kabulü ile geçerli olabileceğinden, esaslı değişiklik bildiriminin KEP üzerinden çalışana gönderilmesi ile esaslı değişikliğin çalışan tarafından bağlayıcı olmayacağını, çalışanın açık kabulü ve imza ile yürürlük kazanabileceğini ifade etmeliyiz. Yine bordroların da KEP üzerinden gönderilmesi mümkün olmakla birlikte çalışanların açabileceği özellikle fazla mesai, UBGT, hafta tatili talepli alacak davalarında KEP üzerinden gönderilen bordronun imzalı bordroların yerini alması için düzenlemenin yeterli olmadığı kanaatindeyiz.
Naz Calay, Avukat
Berfin Sarıhan, Stajyer Avukat